SES事業を運営する企業にとって、契約管理や請求業務、勤怠管理といった日常業務の効率化は重要な課題です。Excel管理では人的ミスが発生しやすく、業務が属人化してしまうリスクもあります。
しかし、SES管理ツールは多くのサービスが提供されており、どのツールが自社に適しているのか判断するのは容易ではありません。機能や料金、サポート体制など、比較すべきポイントが多岐にわたるためです。
この記事では、SES管理ツールを比較する際に確認すべきポイントと、タイプ別の特徴について詳しく解説していきます。自社のニーズに合ったツール選びの参考にしてください。
SES管理ツール・システムを比較する際のポイント
SES管理ツールを選定する際は、自社の業務課題を解決できる機能を備えているか、運用しやすいかといった観点で比較することが重要です。ツール比較で確認すべきポイントとして、以下4つが挙げられます。
- 導入目的を明確にする
- 必要な機能を確認する
- 料金プランを比較する
- サポート体制を確認する
それぞれのポイントには、ツール選定を成功させるための重要な判断基準が含まれており、導入後の運用をスムーズに進めるためにも欠かせない要素です。これらを事前に整理することによって、自社に最適なツールを効率的に絞り込めます。
それでは各項目について、詳しく解説していきます。
導入目的を明確にする
SES管理ツールを比較する前に、自社が抱える業務課題と導入目的を明確にすることが最も重要です。目的が曖昧なまま選定を進めると、必要な機能が不足していたり、逆に不要な機能が多すぎてコストが無駄になったりする可能性があります。
導入目的の具体例は、以下のとおりです。
| 導入目的 | 期待される効果 |
|---|---|
| 契約管理の効率化 | 契約更新漏れの防止、契約情報の一元管理 |
| 請求業務の自動化 | 請求書作成時間の削減、計算ミスの防止 |
| 勤怠回収の効率化 | 勤怠データ回収の自動化、残業管理の徹底 |
| 営業活動の強化 | 案件管理の可視化、マッチング精度の向上 |
導入目的を明確にする際は、現場の担当者にヒアリングを行い、実際の業務フローで発生している課題を具体的に洗い出すことが重要です。複数の部署で異なる課題を抱えている場合は、優先順位を付けて整理しましょう。
必要な機能を確認する
SES管理ツールには多様な機能が搭載されており、ツールによって対応範囲が異なります。自社の業務フローに必要な機能が実装されているかを事前に確認することで、導入後のミスマッチを防げます。
SES管理ツールの主な機能は、以下のとおりです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 契約管理 | 契約情報の一元管理、契約更新期限の通知 |
| 請求管理 | 請求書の自動作成、超過控除の自動計算 |
| 勤怠管理 | 勤怠データの回収、残業時間の可視化 |
| 要員管理 | エンジニアのスキル管理、稼働状況の把握 |
| 営業管理 | 案件管理、商談履歴の記録、マッチング機能 |
| 売上管理 | 売上データの集計、利益率の分析 |
機能を確認する際は、現在の業務フローと照らし合わせて、どの機能が必須でどの機能があれば便利なのかを整理することが重要です。また、将来的な事業拡大を見据えて、拡張性やカスタマイズ性も併せて確認しましょう。
料金プランを比較する
SES管理ツールの料金体系は、サービスによって大きく異なります。初期費用や月額費用だけではなく、契約数やユーザー数に応じた従量課金制を採用しているツールも多いため、自社の規模に応じた総コストを試算することが重要です。
料金体系の比較ポイントは、以下のとおりです。
| 料金項目 | 確認すべき内容 |
|---|---|
| 初期費用 | 導入時に必要な費用、無料のツールもある |
| 月額費用 | 基本料金、契約数やユーザー数による従量課金 |
| オプション料金 | 追加機能やカスタマイズにかかる費用 |
| サポート料金 | 導入支援や運用サポートにかかる費用 |
料金を比較する際は、現在の契約数やエンジニア数をもとに、3年後や5年後の規模を想定して総コストを計算しましょう。また、無料トライアルや無料プランを提供しているツールもあるため、実際に操作性を確認してから導入を決定することをおすすめします。
サポート体制を確認する
SES管理ツールの導入後は、操作方法の習得や運用中のトラブル対応が必要になるため、ベンダーのサポート体制が充実しているかを事前に確認することが重要です。サポートが不十分な場合、現場への定着が遅れたり、業務が滞ったりするリスクがあります。
確認すべきサポート内容は、以下のとおりです。
- 導入時の初期設定支援や操作研修の有無
- 問い合わせ対応の方法（電話、メール、チャット）
- 問い合わせ対応の時間帯や休日対応の可否
- マニュアルやFAQの充実度
- システムアップデートやメンテナンスの頻度
サポート体制を比較する際は、無料トライアル期間中に実際に問い合わせを行い、対応の速さや丁寧さを確認することをおすすめします。また、導入実績が豊富なベンダーは、業界特有の課題に対するノウハウを持っているため、スムーズな運用を実現できるでしょう。
タイプ別のSES管理ツールの特徴
SES管理ツールは、主に以下3つのタイプに分類されます。
- 契約・請求管理に強いツール
- 勤怠管理に強いツール
- 営業支援に強いツール
それぞれのタイプには明確な強みがあり、自社の業務課題に応じて最適なタイプを選ぶことで、導入効果を最大化できます。複数の機能を備えた汎用タイプのツールもありますが、特定の業務に特化したツールの方が、その分野では高い効果を発揮することが多いです。
それでは各項目について、詳しく解説していきます。
契約・請求管理に強いツール
契約・請求管理に強いSES管理ツールは、契約情報の一元管理から請求書の自動作成まで、バックオフィス業務の効率化に特化しています。Excel管理で発生しやすい契約更新漏れや請求ミスを防ぎ、正確な請求処理を実現できるのが特徴です。
このタイプのツールが適しているケースは、以下のとおりです。
- 契約数が多く、更新期限の管理に課題がある企業
- 請求書の作成に時間がかかっている企業
- 超過控除の計算ミスが発生している企業
- 請求もれによる売上損失を防ぎたい企業
代表的なツールとしては、請求ナビやi-seiQ、Hi-Clerkなどがあります。これらのツールは、契約情報をもとにワンクリックで請求書を作成できる機能や、契約更新期限をリアルタイムで確認できる機能を搭載しており、バックオフィスの業務負担を大幅に削減できます。
勤怠管理に強いツール
勤怠管理に強いSES管理ツールは、エンジニアの勤怠データ回収を自動化し、残業時間や有給休暇の管理を効率化することに特化しています。勤怠データと請求情報を連携させることで、請求書作成の手間も削減できるのが特徴です。
このタイプのツールが適しているケースは、以下のとおりです。
- 勤怠データの回収に時間がかかっている企業
- 残業時間の管理が不十分な企業
- エンジニアのメンタルケアに力を入れたい企業
- 勤怠データから請求書を自動作成したい企業
代表的なツールとしては、SES WORKSやFairgrit®、キンクラなどがあります。これらのツールは、Web上で勤怠データを回収できる機能や、残業時間が設定ラインを超えたエンジニアを自動で抽出する機能を備えており、エンジニアの健康管理と業務効率化を両立できます。
営業支援に強いツール
営業支援に強いSES管理ツールは、案件管理や顧客情報管理、要員とのマッチング機能を充実させることで、営業活動の効率化に特化しています。営業担当者が案件情報や商談履歴をリアルタイムで共有でき、成約率の向上を実現できるのが特徴です。
このタイプのツールが適しているケースは、以下のとおりです。
- 案件管理が属人化している企業
- エンジニアと案件のマッチング精度を向上させたい企業
- 営業活動の進捗を可視化したい企業
- 新規営業を強化したい企業
代表的なツールとしては、CotomやSESクラウド、SESコンパスなどがあります。これらのツールは、営業成績のグラフ化や目標管理機能、マッチングプラットフォームの提供など、営業活動をトータルでサポートする機能を備えており、営業組織の生産性向上に貢献します。
